Попробуйте задать себе вопрос – как много вы знаете о системах управления процедурами закупок? Как, по-вашему, происходит управление закупками на предприятии? Вероятнее всего, вы осознаете, что ничего не знаете об этом, если конечно вы не специалист какого-нибудь отдела, который занимается составлением конкурсной документации для торгов или если вы не работаете в сфере государственных заказов. По статистике, один специалист тратит порядка 34 часов рабочего времени на создание конкурсной документации, подвешивание протоколов по результатам итогов и на заключение контракта. И теперь давайте представим такую систему, которая способна в разы ускорить все эти процессы. И специалист, отдававший этой работе дни и ночи, получает конкурсную или аукционную документацию уже в течение 3 минут, после нажатия на пару клавиш. Разве не о таком мечтают работники?
В целях ускорения всех процессов, осуществляемых в рамках закупочной деятельности компании или целого министерства, были разработаны системы управления закупками, которые уменьшают количество потраченного времени и исключают ошибки работника. Сегодня современные информационные технологии эффективно оптимизируют работу, и сфера торговли не осталась в стороне.
На рынке подобных систем сейчас довольно много, некоторые из них предназначены для удовлетворения потребностей небольших государственных организаций, а другие - для целых регионов. И каждая организация имеет возможность выбрать для себя наиболее оптимальную систему, благодаря которой будет оптимизирован этот процесс.
Естественно, если программа сложная и многофункциональная, то и стоимость ее намного выше, отчего ее сложно приобрести. Но можно с уверенностью утверждать, что программа стоит таких денег и обязательно окупит себя за короткий срок.
Можно встретить, так называемые, микропрограммы, которые способны автоматизировать процесс закупок лишь частично, к примеру, программы, которые исключительно выкладывают протоколы торгов на официальный сайт или формируют необходимую закупочную документацию и т.д.
Кроме того, существуют макропрограммы, которые могут заменить работу сразу нескольких специалистов по формированию торгов и их ведению после получения результатов.
Подобные программы довольно многослойны и, как ни удивительно, не достаточно надежны, поскольку ни для кого не является секретом то, что, чем больше и сложнее составлен алгоритм всей системы закупок, тем сложнее регулярно поддерживать его в рабочем состоянии. Специально для таких систем подбирается целый штат работников по их обслуживанию. Таким образом, полностью исключить человеческое влияние будет невозможно.
В результате можно добавить, что, невзирая на то, что в наше современное время информатизации существует бесчисленное количество систем управления процедурами закупок, человеческий фактор не следует полностью исключать, ведь именно один сломанный винтик способен привести к разрушению целого корабля и унести всех его пассажиров на дно. Вот почему к вопросу эксплуатации таких систем следует подходить очень внимательно и порой очень осторожно. Быть может, иногда лучше доверить эту работу людям, а возможно и не стоит. Во всяком случае, принимать окончательное решение придется только вам. Самое главное, чтобы все проходило четко и грамотно.
Каждая современная компания не способна быть самодостаточной в процессе выполнения своей работы. Так или иначе, предприятиям приходится выбирать услуги, которые оказывают третьи стороны – называемые поставщиками товаров, работ, услуг, а процедура выбора и приобретения этих самых услуг - не что иное, как выполнение закупки. На сегодня список приобретаемых товаров, работ или услуг довольно объемный, начиная от закупки канцелярии и заканчивая услугами в сфере строительства и поставок высокотехнологического оборудования. Как правило, закупки предприятия - важная часть управления самим производством. Известно, что работа всех предприятий (даже самых небольших) – это хорошо слаженный механизм, и если из строя выходит всего одна деталь, то моментально ломается вся система. Следовательно, и на предприятии, необходимо уделять внимание каждому отдельному процессу, контролировать его на каждом этапе.
Чтобы организовать качественные закупки, проводимые компанией, следует сразу определить все обязательные и систематические закупки. Затем по каждой запланированной закупке нужно определит форму размещения заказа, сроки поставки продукции, критерии отбора поставщиков, определиться с необходимым объемом потребности в товаре, работе или же услуге и уже установить свою максимально допустимую цену их приобретения.
Какими именно средствами можно осуществлять эффективное и перспективное планирование всех закупок? Как сделать так, чтобы планирование не оказалось невыгодным и негодным?
Ответ совсем прост – наибольшую эффективность при осуществлении закупок можно достичь за счет использования специализированных программных продуктов. Обычно такие системы содержат в себе все необходимые модули и функции, которые нужны, чтобы:
Окупаемость абсолютно всех затрат, связанных с покупкой комплексного программного обеспечения компании, главным образом, связана с числом проведения коммерческих сделок, осуществляемых предприятием. Эффективность от использования продукта, как правило, можно достичь с помощью экономии временных затрат на подготовку заявок, принятия различных согласований и составления самого извещения вместе с сопроводительной тендерной документацией. Кроме того, за счет привлечения большего количества поставщиков, участвующих в процедуре тендера, обеспечивается наибольшее снижение итоговой стоимости закупаемого товара, работы или услуги, или максимальной стоимости продажи в случае реализации услуг, производимых предприятием. По примерным подсчетам, при использовании IT-решения экономия/прибыль составит около 20% объема от первоначальной объявленной цены. Вы сами решаете, будет ли Ваша компания пользоваться такими системами или же не будет, но это может быть довольно эффективно и действенно. В случае, если все будет сделано в соответствии с предписанием.
+7 (499) 450 90 96
© Cognitive Technologies, 1994-2024
Все права защищены
Наши ресурсы