Автоматизация процесса закупок и ее задачи

Основными задачами автоматизации являются создание комплекса для сбора, обработки и консолидации заявок, касающихся закупки материальных и не материальных ресурсов. Кроме этого занимается созданием самого оптимального плана закупок, обеспечением документальной поддержкой (различные тендерные документы и договора), согласованием поставок, а также мониторинг поставок.

Решение автоматизации процесса закупок

Решение создано для автоматизации процесса закупок, в основном внутри организации и включает этапы подготовки и проведения торгов. Постановка такой задачи актуальна как для государственных организаций, обязующиеся осуществлять закупку посредством конкурсных торгов согласно Федеральному закону, так и для больших коммерческих структур, способных осуществить оптимизацию своих статей затрат.

Исходя из того, что закупки организаций представляют собой постоянные и непрекращающиеся процессы, можно использовать процессный подход, который поможет повысить эффективность деятельности. Наиболее часто встречающиеся проблемы области:

• Отсутствуют внутренние эффективные инструменты принятия решений
• Отсутствует единый реестр потребностей. Что снижает возможность планирования и увеличивает потери в связи с возможной экономией на скидках от объема всего заказа.
• Отсутствует четкий прозрачный инструмент контроля выполнения регламента с личной ответственностью. Это приводит к малоэффективному влиянию на всех уровнях управления
• Рассогласованный график выполнения заказов. Он может привести к значительным потерям времени
• Неэффективность инструментов коммуникаций между отделом закупок и бизнесом

Есть решения, которые позволяют просто и очень эффективно решить различные проблемы. Кроме этого автоматизация процесса внутренних закупок может обеспечить наличие дополнительных возможностей системы. Внедрение процесса имеет свои достоинства:

• Повышает эффективность операций, то есть наличие качественной поддержки автоматизированных процессов, сокращает затраты времени на рутинные операции и малопродуктивный труд сотрудников.
• Повышает качество процессов, а именно снижает влияние человеческого фактора в ходе выполнения расчетов, ввода данных, выполнения мониторинга. Обеспечивает прозрачность учета поставок на всех участках процесса и повышает точность сроков поставок.
• Сокращает затраты на процесс поставок и снижает таможенные издержки.
• Повышает оперативность принятия управленческих решений.

Разработка автоматизации закупок ведется для облегчения проведения процесса закупок. автоматизация увеличивает скорость принятия решений закупщиком и снижает стоимость управления закупками. Кроме этого позволяет собирать нужную статистику, что является необходимым шагом в создании обоснованной стратегии компании. Поэтому автоматизация стала выгодной и стоимость ее внедрения более низкая, чем полученная экономия от масштаба.

Автоматизация процесса закупок решит множество проблем. А также внедрение автоматизации процесса закупок предоставляет дополнительные возможности.