Корпоративная система закупок

Корпоративная система электронных закупок - это некая платформа, размещенная полностью или частично в сети интернет, позволяющая одним компаниям публиковать извещения о своих закупках, другим компаниям делать предложения на участие в таких закупках.

Введение системы корпоративных закупок позволяет достигнуть определенного ряда задач по планированию и прогнозированию бизнес-процессов; полному правовому соответствию объявляемых тендеров; проведение электронного вида торгов и заключение контракта в электронной форме, при использовании ключа электронной цифровой подписи; составление отчетности и многие другие цели, которые невозможно достигнуть без применения автоматизированной системы.

В идеальной форме, система корпоративных закупок должна состоять из трех основных блоков:

1. Реестр закупок – этот модуль группирует в себе множество подмодулей, виды этих модулей могут различаться в зависимости от поставленных для решения задач. Основными подмодулями, включаемыми в реестр закупок, могут быть: модуль планирования/прогнозирования заказов; модуль согласования заявок; модуль размещения торгов; модуль отчетности.
2. Корпоративная электронная торговая площадка – этот модуль размещается в сети интернет и содержит в себе подмодули проведения закупочных процедур. Доступ к данному модулю посредством интернета необходим для того, чтобы поставщики смогли пройти регистрацию и аккредитацию на площадке с целью участия в тендерах, проводимых компанией заказчика.
3. Портал размещения информации о проводимых заказах , как и предыдущий модуль, размещается в интернет, содержит в себе информацию о проводимых, планируемых, завершенных корпоративных закупках, информацию об уставе компании, положение о закупках и т.д. Данный модуль призван привлечь потенциальных участников закупочных процедур.

Корпоративные закупки в крупных компаниях

В крупных компаниях разрабатывается каталог потребностей в часто используемых товарах, работах и услугах. Как правило, данный каталог разделен на принадлежность к определенным структурным подразделениям компании. Покупкой IT занимается отдел информационных технологий, если необходимо закупить товар, связанный с ремонтом, то закупку производит отдел административно-хозяйственной деятельности. В систему корпоративных закупок входит электронный документооборот, позволяющий производить согласование заявки на покупку определенных товаров работ или услуг.

Данная заявка направляется в отдел снабжения, производящий сбор заявок удовлетворения потребностей всех отделов компании, специалист снабжения должен произвести согласование закупки на приобретение с руководителем, с финансовым отделом. Пройдя все этапы согласования, снабженец сможет завести закупку на электронной торговой площадке. Далее публикуется извещение и поставщикам, привязанным к выбранным позициям каталога потребностей, направляются уведомления о проведение закупки. Производится прием заявок на торги или иной способ размещения заказа, выбранные в соответствии с действующими в компании нормативно-правовыми нормами, и происходит сам процесс торгов, в ходе которого снижается цена приобретения товара, работы, услуги. Тем самым, специалист снабжения может произвести удовлетворение потребности по значительно более низкой цене в сравнении с прайсовыми ценами на товары, предлагаемые поставщиками.