Решаемые задачи

• Снижение стоимости управления закупками
• Повышение производительности труда и снижение трудозатрат
• Повышение скорости выполнения задач
• Составление оперативных, среднесрочных и долгосрочных сводных планов закупок
• Снижение количества ошибок ввода благодаря минимизации ручной работы при сборе и обработке заявок

Функциональные особенности

• Автоматизация процесса сбора заявок на закупки из подразделений организации, филиальной сети, компаний холдинга, дочерних компаний предприятия
• Автоматизированное формирование плана закупок на основе согласованных списков заявок
• Включение в заявки неограниченное количество позиций разных номенклатурных групп
• Разграничение плановых и внеплановых заявок
• Согласование заявок, отклонение, уведомление о решении
• Консолидация заявок на закупку, консолидация планов закупки в общий план по номенклатуре

Решаемые задачи

• Построение планов закупок, планов-графиков
• Контроль исполнения планов закупок
• Анализ экономической эффективности плана-графика
• Повышение качества и оперативности закупок
• Публикация планов закупок на Общероссийском официальном сайте (www.zakupki.gov.ru) и прочих информационных web-ресурсов

Функциональные особенности

• Автоматизированное формирование плана-графика на основе плана закупок
• Системный контроль за сроками выполнения операций в соответствии с регламентами и действующим федеральным законодательством
• Функция поквартального контроля допустимых объемов запросов котировок, закупок у единственного поставщика и объема размещения заказов у субъектов малого предпринимательства
• Функциональный контроль наличия бюджетных ассигнований и лимитов

Решаемые задачи

• Формирование лота/группы лотов для проведения закупочных процедур
• Формирование полного комплекта закупочной документации
• Широкий перечень типов конкурентных процедур для размещения закупки
• Хранение и использование типовых форм документов, а также форм документов, специально разработанных для конкретного заказчика: договоров, бланков, иных форм
• Двусторонний обмен данными между электронными торговыми площадками, Общероссийским официальным сайтом (www.zakupki.gov.ru) и иными информационными web-ресурсами

Функциональные особенности

• Автоматическое формирование извещения о закупке, проектов договоров, спецификации и закупочной документации с возможностью ручного редактирования
• Автоматическое формирование проекта закупок на основе согласованных заявок
• Контроль ошибок в ходе применения положений федерального законодательства и/или внутреннего положения о закупках
• Подготовка протоколов в процессе проведения торговых процедур
• Автоматизация работы закупочной комиссии
• Обоснование начальной максимальной цены лота
• Функционал отправки приглашений потенциальным участникам закупки

Решаемые задачи

• Ведение контрактной деятельности в электронной форме
• Библиотека шаблонов контрактов, формирование проекта новых контрактов из элементов шаблона
• Контроль исполнения условий контрактов путем приложения эксплуатационных документов, импорта информации из первичных бухгалтерских документов
• Консолидация оперативной информации о состоянии процесса формирования, размещения и исполнения контрактов
• Обеспечение работы с договорами в рамках комплексных многоэтапных проектов
• Контроль оплаты и исполнения договоров независимо от формы их заключения
• Синхронизация реестра контрактов с электронными торговыми площадками, Общероссийским официальным сайтом (www.zakupki.gov.ru) и иными информационными web-ресурсами

Функциональные особенности

• Ведение реестра контрактов, поиск по реестру
• Регистрация и учет договоров, заключенных в бумажной форме, учет сведений о заключении дополнительных соглашений, регистрация изменений в ранее заключенные договоры
• Регистрация государственных контрактов (договоров), учет государственных контрактов (договоров) с единственным поставщиком;
• Заключение договоров в электронной форме
• Самостоятельное (конструктор) или автоматическое формирование аналитических отчетов с возможностью представления как в табличном, так и в графическом виде
• Система согласования контрактов внутренними департаментами организации

Решаемые задачи

• Прозрачность и открытость закупочного процесса
• Экономия денежных средств на организации и проведении закупок
• Честная конкуренция, исключающая работу недобросовестных сотрудников со «своими» фирмами-поставщиками
• Честная конкуренция, исключающая неценовые методы ведения борьбы
• Привлечение новых потенциальных поставщиков за счет возможности участия в закупочных процедурах из любой точки мира

Функциональные особенности

• Более 100 различных видов закупочных процедур, в том числе в соответствии с 44-ФЗ и 223-ФЗ
• Ведение реестра контрагентов
• Согласование и заключение договоров в электронной форме
• Формирование различных типов отчетов по заданным клиентом параметрам
• Дистанционное проведение заседаний комиссий. Голосование с использованием ЭЦП
• Система разграничения и управления правами доступа
• Интеграция с информационной системой клиента
• Техническая база площадки индивидуально моделируется под структуру и потребности организации

Решаемые задачи

• Автоматизация процесса классификации номенклатуры поставщиков и заказчиков при помощи использования механизмов автоматического подбора рекомендуемых категорий классификатора для импортируемых в систему позиций
• Ведение спецификаций номенклатуры поставщиков для целей описания параметров и характеристик номенклатурных позиций
• Повышение прозрачности и борьба с коррупцией за счет централизованного управления нормативно-справочной информацией
• Повышение качества нормативно-справочной информации за счет устранения ошибок, связанных с многократным вводом данных, а также за счет контролируемого разграничения доступа
• Предотвращение закупок однотипной продукции по существенно различным и/или необоснованно завышенным ценам
• Сокращение рутинных операций, ответственность за ведение справочников, экономия человеческих и временных ресурсов

Функциональные особенности

• Централизация и стандартизация процессов ведения справочной информации
• Функционал контроля качества НСИ в части орфографии, стилей написания, вкрапления латинских букв
• Рост эффективности контроля ключевых производственно-экономических показателей, на основе стандартизованных данных нормативно-справочной информации
• Упрощенная навигация при поиске необходимой номенклатурной позиции при совершении операций в ходе осуществления торгов
• Наличие библиотек общероссийских классификаторов, справочников позиций, типовых документов и регламентов
• Функционал контроля за номенклатурой закупаемых товаров, работ, услуг

Решаемые задачи

• Обеспечение юридической значимости электронного документооборота
• Гарантированная, мгновенная доставка документов контрагенту
• Сокращение расходов на печать документов, их пересылку и хранение
• Надежная защита пересылаемых документов
• Оперативный поиск документов в архиве
• Повышение производительности труда сотрудников

Функциональные особенности

• Обмен первичными финансовыми и бухгалтерскими документами: договор, акт, счет-фактура, накладная по стандартам ФНС в юридически значимом режиме с применением ЭЦП по ГОСТ
• Согласование и контроль версионности документов
• Интеграция с ERP, 1C, системами сдачи налоговой отчетности
• Интеграция с электронной почтой
• Выставление и оплата счетов (e-Invoicing, Procure-to-Pay)

Решаемые задачи

• Комплексная автоматизация всего цикла документооборота и бизнес-процессов
• Регистрация бумажных и электронных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ
• Широкие возможности по регистрации электронных версий документов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования, регистрация файлов любого формата)
• Предоставление развитых возможностей поиска (атрибутивный, расширенный, полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка, поддержка динамических папок поиска)
• Поддержка смешанного документооборота (подготовка бумажных документов и отчетов по шаблонам, вывод на печать регистрационной карточки документа, учет места хранения оригиналов документов)
• Обеспечение информационной безопасности (поддержка ЭЦП, шифрования данных, протоколирования, разграничения прав доступа и системы ролей, наличие встроенных средств контроля целостности данных и автоматического резервного копирования)
• Уникальные технологии автоматизации регистрации документа (Drag&Recog, Автопроцессинг, Автоимпорт)

Функциональные особенности

• Круглосуточная и бесперебойная передача документов, защита от фальсификации
• Поддержка номенклатуры дел, и индивидуальная настройка папочной структуры документов
• Поддержка маршрутов движения документов (последовательные, параллельные, свободные маршруты, маршруты с условиями, отсрочки)
• Сохранение истории работы с документами (учет времени и авторов всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, поддержка версионности присоединенных файлов)
• Наличие инструментов для анализа документооборота, создания отчетов, а также контроля исполнительской дисциплины сотрудников (возможность построения отчетов и аналитических справок, автоматическое ведение журналов)
• Удобное создание собственных форм документов без программирования с использованием графического дизайнера форм.

Решаемые задачи

• Снижение потенциальной возможности выбора недобросовестного поставщика
• Экономия бюджетных средств за счет более высокой активности поставщиков на открытых, конкурентных, прозрачных процедурах
• Снижение стоимости управления закупками за счет принятия эффективных решений
• Исключение влияния человеческого фактора при выборе поставщика
• Повышение общей эффективности закупочного процесса

Функциональные особенности

• История и статистика работы с каждым из поставщиков
• Широкий выбор инструментов выявления рисков
• Принятие эффективных решений по выбору потенциального поставщика на базе глубокого анализа деятельности организаций

Решаемые задачи

• Оценка результатов планирования и размещения заказа в удобном графическом виде;
• Формирование аналитики по заключенным контрактам и их исполнению;
• Отслеживание ключевых показателей эффективности работы сотрудников отдела закупок;
• Определение уровня эффективности торговых процедур (процент снижения цены, уровень конкуренции и др.);
• Статистические отчеты для предоставления в контрольно-надзорные органы;
• Экспорт аналитических отчетов в популярные форматы, такие как: .xls, .pdf и др.;

Функциональные особенности

• Формирование отчетов в текстовом, табличном, графическом видах (графики, диаграммы, гистограммы и т.д.)
• Формирование аналитики работы сотрудников отдела закупок (ключевые показатели эффективности, абсолютные показатели и т.д.)
• Формирование аналитики эффективности торговых процедур (снижение цены, уровень конкуренции и т.д.)
• Самостоятельное (конструктор) или автоматическое формирование аналитических отчетов с возможностью представления как в табличном, так и в графическом виде
• Получение статистических отчетов для предоставления в контрольно-надзорные органы

Решаемые задачи

• Мониторинг корректного прохождения бизнес-процессов в системе
• Исполнение ключевых временных точек (срок рассмотрения заявок, сроки публикации протоколов, сроки подписание контрактов, сроки окончания приема заявок, сроки исполнения контрактов, сроки публикаций разъяснений.)
• Мониторинг сроков выполнения операций, предусмотренных действующим законодательством

Функциональные особенности

• Календарь событий с удобным графическим отображением
• Функционал напоминаний исполнений ключевых временных точек
• Построение сводок и схем в графическом или текстовом виде

Автоматизированная система закупок напрямую связана с бизнес-процессами, проходящими в прочих, эксплуатирующихся в настоящий момент информационных системах заказчика. Интеграция с такими системами заказчика позволит избежать дублирующих операций, повторного ввода данных.

Комплекс систем КогнитивЛот может быть интегрирован с:

• ООС (www.zakupki.gov.ru)
• Бухгалтерскими системами (1С и др.)
• Казначейскими системами
• Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung (SAP)
• Oracle
• Любыми специализированными информационными системами заказчика