Справочники по закупкам государственного заказчика

Согласно новому закону о закупках, всю информацию, касающуюся проведения закупок на государственном уровне, необходимо размещать на специальном сайте в режиме открытого доступа. Все это предполагает хранение необходимой информации и документации в электронном виде. Это, конечно, не обязательно, и, в принципе, законом не предусматривается, но желательно. Работа с электронными документами – это гораздо удобнее и быстрее. В сфере государственного заказа, на официальном сайте ежедневно публикуется порядка десяти тысяч новых закупочных процедур, и заключаются около двухсот тысяч контрактов и договоров. И большая их часть приходится не на департаменты и министерства, а на обычные государственные компании, такие как медицинские учреждения, образовательные учреждения, социальные и коммунально-хозяйственные предприятия. На государственного заказчика низшего звена приходится по два - три специалиста размещения заказа. Но зачастую объем работ, ложащийся на плечи этих сотрудников, не уступает более крупным государственным учреждениям. Помимо общеобозримого труда, публикуемого на ООС, операторы размещения заказа проводят колоссальную внутреннюю, подготовительную и отчетную работу.

По роду своей деятельности на специалисте размещения заказа висит груз ответственности за невыполнение должностных обязанностей, что, при выявлении, может послужить причиной привлечения к административной ответственности, применяемой в форме штрафа размером от 30 до 500 тысяч рублей.

Во избежание возможных нарушений статей кодекса об административных правонарушениях, специалистом размещения заказа должен быть изучен ряд профессиональной литературы. Должен существовать специальный справочник по закупкам, благодаря которому будет размещаться заказ. Какие справочники по закупкам должен иметь специалист, осуществляющий размещение заказа:

• справочники нормативно-правовых актов по закупкам
• положения о закупках
• справочник средств и методик определения качества поставляемой продукции
• должностные инструкции
• прочие руководящие документы, связанные с порядком заключения контрактов, договоров между заказчиками и поставщиками
• формы и порядок оформления приемочных и сдаточных документов
• справочник основ рыночной экономики
• справочник организации работы по закупкам товаров (работ услуг)
• основы финансового, хозяйственного и трудового законодательства
• справочник по проведению погрузочных и разгрузочных работ
• порядок приема, отправления и сдачи продукции, заказа транспортной техники
• справочник условий хранения и перевозки поставляемой продукции

Особенности справочников по закупкам

Каждый справочник по закупкам – это отдельная система. Подобного рода справочники помогут специалисту размещения заказа выполнять перечень обязанностей, связанных с организационной работой. Каждому организационному этапу соответствует электронный справочник по закупкам. В этот список входит подготовка проектной документации по торгам и контрактам, своевременное проведение публикации сведений на официальном сайте, грамотные ответы на запросы по разъяснениям, составление документации по протоколам торгов, внесение изменений в извещения и составление дополнительных соглашений к контрактам. Кроме того, произведение приема заявок на торги в соответствии с установленными нормами и заполнение форм отчетности по закупкам.

Многие из вышеперечисленных задач могут быть значительно упрощены с введением в компанию заказчика автоматизированной информационной системы размещения заказа, поддерживающей интеграцию данных с официальным сайтом. Справочник по закупкам – это предмет, без которого невозможно представить себе работу в сфере закупок, но электронный справочник по закупкам – это не только помощь, но и шаг вперед. Как Вы, может быть. Слышали, планируется перейти на электронный документооборот и электронный справочник по закупкам – это часть внедрения электронного документооборота. Конечно, пока это не является обязательной процедурой, и только Вам решать, переходить ли на использования информационных систем. Риск применения штрафных санкций к оператору размещения заказов и к предприятию минимальный, так как в АИС предусмотрены все нормативно-правовые аспекты отрасли государственного заказа, и ненамеренно просрочить публикацию сведений на официальном сайте, при использовании функционала напоминаний о событиях, невозможно.