Автоматизация документооборота закупочного подразделения

Автоматизация документооборота закупочного подразделения организации заключается не только в отказе от использования бумажных носителей в таких процессах взаимодействия как согласование и обработка документов, ознакомление с документами, выдача поручений и контроль их исполнения, но и обеспечивает организацию эффективного взаимодействия сотрудников, контроль сроков и качества выполнения повседневных задач.

Электронный документооборот

Организация полноценного электронного документооборота в организациях любого масштаба и сферы деятельности. Для этой цели реализованы все функции, считающиеся стандартом для современных систем данного класса. На все типы документов формируется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа. Электронные документы в системе могут быть созданы ранее или в процессе текущей работы в каком-либо редакторе (текстовом или графическом) и прикреплены к РКК. К одной РКК может быть прикреплено сколько угодно много электронных документов разных форматов. При регистрации каждому документу присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в компании стандартами и формируется РКК документа.

Основные функции

• Регистрация бумажных и электронных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ
• Поддержка номенклатуры дел, индивидуальная настройка папочной структуры документов
• Поддержка множества видов маршрутов движения документов (последовательные, параллельные, свободные маршруты, маршруты с условиями, отсрочки)
• Широкие возможности по регистрации электронных версий документов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования, регистрация файлов любого формата)
• Предоставление развитых возможностей поиска (атрибутивный, расширенный, полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка, поддержка динамических папок поиска)
• Сохранение истории работы с документами (учет времени и авторов всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, поддержка версионности присоединенных файлов)
• Поддержка смешанного документооборота (подготовка бумажных документов и отчетов по шаблонам, вывод на печать регистрационной карточки документа, учет места хранения оригиналов документов)
• Обеспечение информационной безопасности (поддержка ЭЦП, шифрования данных, протоколирования, разграничения прав доступа и системы ролей, наличие встроенных средств контроля целостности данных и автоматического резервного копирования).
• Использование словарей, справочников и классификаторов при заполнении РКК
• Проверка новых документов на дублирование по заданным реквизитам РКК
• Работа с проектами документов
• Наличие инструментов для анализа документооборота, создания отчетов, а также контроля исполнительской дисциплины сотрудников (возможность построения отчетов и аналитических справок, автоматическое ведение журналов).
• Удобное создание собственных форм документов без программирования с использованием графического дизайнера форм.

Электронный архив

Организация полноценного электронного архива (в том числе и в соответствии с требованиями ГОСТ) обеспечивающего ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации. Это позволяет экономить время как на регистрации и хранении документов, так и на их передаче между удаленными структурными подразделениями.

Основные функции

• Создание единой базы электронных документов любых форматов (*.doc, *.xls, *.pdf, *.tif, *.jpeg, *.wav и т. д.) в соответствии с регламентами и классификацией, принятыми в организации
• Ввод бумажных (с помощью встроенных средств сканирования) и электронных документов, том числе в автоматическом режиме (функция «Автоимпорт документов»)
• Поддержка коллективной работы с документами: версионность, назначение заданий и т.д.
• Оперативный доступ к документам, в том числе с использованием полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка
• Создание отчетов и аналитических справок
• Обеспечение информационной безопасности путем разграничения прав доступа, протоколирования действий пользователей, применения ЭЦП и криптографического шифрования, а также автоматического резервного копирования базы документов.

Управления взаимоотношениями с клиентами

Полнофункциональный CRM модуль для осуществления взаимодействия с контрагентами.

Основные функции

• Ведение базы клиентов
• Автоматическая загрузка новых клиентов из внешних приложений и баз данных
• Возможность автоматического и ручного распределения новых клиентов по менеджерам
• Отдельный поток «Работы» для создания задач по взаимодействию с клиентом
• Модуль «Планировщик задач» с удобным календарем и системой напоминаний
• Фиксация действий менеджеров (звонки, письма, встречи, мероприятия)
• Построение отчетов по работе отдела продаж в целом и по работе конкретных менеджеров.

Работа с шаблонами

Подготовка бумажных документов может быть автоматизирована по разработанным шаблонам. Эта задача актуальна для исходящих писем, командировочных удостоверений, договоров, обращений граждан, приказов и др. При подготовке бумажного документа, если отсутствует привязка данного типа документа к определенному шаблону, пользователь может выбрать из справочника наиболее подходящий шаблон. После этого содержимое регистрационно-контрольной карточки документа автоматически переносится в необходимые поля документа, создаваемого в текстовом редакторе Microsoft Office Word.

Основные функции

• Формирование документа в формате Microsoft Word по заранее настроенному шаблону
• Совместная работа с модулем автоматической обработки документов
• Неограниченное количество шаблонов

Управление проектами

Любой пользователь имеет доступ к полному перечню функций, необходимых для успешного ведения проектов: возможность разработки проектов и задач, выставления даты начала и завершения, добавления комментариев, правок к задачам, прикрепления файлов и составления отчетов по задачам.

Основные функции

• Быстрый доступ к информации о выполняемых проектах и текущих задачах
• Удобный мониторинг задач с отклонениями от сроков выполнения
• Просмотр ключевых показателей эффективности отдела, сотрудника (KPI)
• Контроль присутствия сотрудников на рабочем месте

Мобильный клиент

Вы можете оперативно управлять вашим бизнесом в любое время и в любом месте! Постоянный мониторинг состояния дел и доступ к нужной вам информации, решение проблемы несвоевременного согласования документов ― все это возможно с новым мобильным клиентом.

Основные функции

• Работа со всеми популярными мобильными операционными системами
• Поддержка любых браузеров
• Просмотр и согласование документов
• Выдача поручений и контроль их исполнения
• Поиск документов
• Просмотр кратких карточек документов
• Просмотр связанных документов и приложенных файлов
• Запуск документов по стандартным маршрутам.

Drag & Recog

Drag & Recog предназначен для переноса и быстрого распознавания реквизитов с отсканированного изображения документа в поля регистрационно-контрольной карточки (РКК). Использование модуля с функцией Drag & Recog позволяет существенно экономить время при заполнении РКК документа.

Основные функции

• Быстрое распознавание содержания документа с высокой степенью точности.
• Соотношение распознанного содержимого документа со стандартными реквизитами РКК.
• Автоматическое заполнение РКК из содержимого документа.
• Настройка автоматической постановки перенесенного документа на соответствующий ему маршрут.

Автоимпорт документов

Автоматизация большинства рутинных и повторяющихся операций в бизнес-процессов значительно повышает производительность труда сотрудников. С помощью автообработки документов можно автоматизировать такие не требующие вмешательства человека операции как:

• Регистрация документов
• Присоединение файлов
• Запуск документов по типовым маршрутам
• Создание связей между документами
• Отправка документов по электронной почте
• Назначение исполнителя документа, срока его исполнения и контролера
• Формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам.