Автоматизация закупок частного предприятия

Частные предприятия, в отличие от государственных или муниципальных, не обязаны осуществлять свою закупочную деятельность посредством проведения закупочных процедур. Несмотря на это в последнее время наблюдается тенденция к увеличению числа организаций, практикующих построение своей закупочной деятельности на проведении конкурентных процедур, так как это способствует повышению рентабельности за счет лучших условий поставок и сокращения издержек, снижению трудозатрат на исполнение закупочных процедур, уменьшает зависимость от подрядчиков и поставщиков. Благодаря тому, что для частного предприятия не существует жестких ограничений по проведению процедуры закупок КогнитивЛот разработал многомодульную и модифицируемую систему по автоматизации и построению архитектуры закупочного цикла под требования заказчика.

Планирование

Планирование закупочного процесса включает в себя централизованный сбор потребностей от структурных подразделений главного распорядителя бюджетных средств, согласование заявленных потребностей с финансовыми подразделениями, обобщение собранных потребностей в сводный план закупок с последующим преобразованием его в план-график проведения закупок

Основные функции

• Автоматизация процесса сбора заявок на закупку товаров/работ/услуг от множества территориально-распределенных подразделений организации для проведения централизованной конкурентной процедуры закупки
• Контроль соответствия финансовым планам, утвержденному бюджету подразделений
• Построение планов закупок
• Анализ экономической эффективности построенного плана закупок

Подготовка процедур закупок

Подготовка процедуры закупки - это процесс формирования комплекта документов, необходимых для проведения закупочной процедуры.

Основные функции

• Подготовка процедур в комплексной системе КогнитивЛот происходит в автоматическом режиме, по заранее загруженным в систему шаблонам типовых документов таких как извещение, полный комплект документации по процедуре, информационная карта процедуры, документация о запросе предложений и т.д.
• Исходными данными для формирования комплекта документов являются данные, содержащиеся в заявках на проведение процедуры закупки.
• Реализована полностью автоматизированная система формирования протоколов, разъяснений, извещений, с возможностью ручного редактирования

Проведение закупок

Перевод действий в рамках системы в электронную форму позволяет реализовать ряд автоматизированных процессов, направленных на увеличение скорости работы закупочного подразделения, экономии бюджетных средств, повышению уровня открытости и прозрачности закупочных процедур.

Основные функции

• Импорт сведений о процедуре, подготовленной к публикации
• Публикация процедуры размещения заказа, изменений и разъяснений к ней
• Предварительная аккредитация поставщиков
• Прием заявок в электронной форме
• Рассмотрение заявок, формирование и публикация протоколов
• Проведение различных типов закупочных процедур в электронной форме
• Экспорт сведений о результатах состоявшихся процедур закупок

Учет сведений о контрактах

Ведение реестра контрактов позволяет оптимизировать процессы регистрации и хранения сведений о заключенных контрактов, учитывать контракты, заключенные в результате проведения неконкурентных процедур (закупки у единственного поставщика)

Основные функции

• Ведение библиотеки шаблонов контрактов, формирование проекта контракта из шаблона
• Консолидация оперативной информации о состоянии процесса формирования, размещения и исполнения контрактов
• Контроль исполнения условий контрактов путем приложения эксплуатационных документов, импорта информации из первичных бухгалтерских документов
• Обеспечение работы с контрактами в рамках комплексных многоэтапных проектов
• Контроль оплаты и исполнения контрактов независимо от их типа

Заключение контрактов в электронной форме

Система КогнитивЛот обеспечивает процессы подготовки, согласования условий и заключения контракта в электронной форме по результатам проведения закупочных процедур. Все операции происходят внутри системы, каждое действие по согласованию проекта контракта и подписанию контракта осуществляется с применением средств электронно-цифровой подписи в соответствии с положением Федерального закона № 63 от 06.04.2011 “Об электронной цифровой подписи”.

Анализ закупочной деятельности

Оперативное получение информации о ключевых показателях эффективности закупочного подразделения – важный элемент системы. Предусмотрено самостоятельное построение отчетов в режиме конструктора, отвечающих принятым в организации KPI (ключевым показателям эффективности), в зависимости от специфики деятельности, закупаемой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг.

Основные функции

• Оценка результатов планирования и размещения заказа в удобном графическом виде
• Расширенные возможности аналитики по заключенным контрактам и их исполнению
• Отслеживание ключевых показателей эффективности работы каждого из сотрудников отдела закупок
• Установка пороговых значений эффективности торговых процедур (среднее значение снижения начальной максимальной цены, допустимый уровень конкуренции на процедурах и пр.)