Автоматизация закупок частного предприятия

Частные предприятия, в отличие от государственных или муниципальных, не обязаны осуществлять свою закупочную деятельность посредством проведения закупочных процедур. Несмотря на это в последнее время наблюдается тенденция к увеличению числа организаций, практикующих построение своей закупочной деятельности на проведении конкурентных процедур, так как это способствует повышению рентабельности за счет лучших условий поставок и сокращения издержек, снижению трудозатрат на исполнение закупочных процедур, уменьшает зависимость от подрядчиков и поставщиков. Благодаря тому, что для частного предприятия не существует жестких ограничений по проведению процедуры закупок КогнитивЛот разработал многомодульную и модифицируемую систему по автоматизации и построению архитектуры закупочного цикла под требования заказчика.

Отличительные особенности

Основными особенностями комплексной системы КогнитивЛот являются многофункциональность и масштабируемость. В зависимости от потребностей заказчика система в короткие сроки может быть расширена, перестроена под новую архитектуру и внедрена без ущерба для протекающих бизнес-процессов. Комплексная система по автоматизации закупочного процесса для частных предприятий имеет ряд отличительных особенностей:

  • Индивидуально модулирование технических баз под структуру и потребности организации
  • Возможность «гибкой» настройки функционала под существующие бизнес-процессы
  • Наивысший стандарт безопасности и отказоустойчивости
  • Встроенная «бесшовная» интеграция с Банковскими сервисами
  • Согласование и заключение договоров в электронной форме
  • Автоматическое сведение отчетных данных в единую базу организаций
  • Бизнес-ориентированная социальная сеть поставщиков, позволяющая выстраивать и прослеживать взаимосвязи между контрагентами с целью предотвращения рисков на поставщика и управления KPI (ключевым показателям эффективности)
  • Готовые решения для интеграции с 1C, SAP, Oracle, иными системами заказчика

Соответствие стандартам и сертификация

Многоуровневая архитектура и гибкая модульная реализация позволяют обеспечивать возможность настройки и адаптации к изменению параметров и методов управления без проведения перепрограммирования на уровне прикладного программного обеспечения, модернизации посредством доработки при увеличении пределов изменений параметров объекта автоматизации, а также при необходимости изменения состава требований к выполняемым функциям и видам обеспечения.

Комплексное решение КогнитивЛот реализует в себе использование автономной сети для обеспечения доступности ресурса при пиковых нагрузках и кибератаках, при этом задействована система отражения атак типа DDOS мощностью до 18 гигабит в сек.

Благодаря функции обработки, хранения и распространение информации на базе работы с дата-центром наивысшего класса Tier-4, комплексное решение КогнитивЛот позволяет эффективно использовать технических средства при перераспределения нагрузок, а также сократить расходы на администрирование.

Форматы усовершенствованной подписи, использованные в комплексном решении КогнитивЛот предусматривают обязательное включение в реквизиты подписанного документа доказательства момента создания подписи и доказательства действительности сертификата в момент создания подписи. Для доказательства момента подписи используются штампы времени, соответствующие международной рекомендации RFC 3161 "Internet X.509 Public Key Infrastructure Time-Stamp Protocol (TSP)".

Планирование

Планирование закупочного процесса включает в себя централизованный сбор потребностей от структурных подразделений главного распорядителя бюджетных средств, согласование заявленных потребностей с финансовыми подразделениями, обобщение собранных потребностей в сводный план закупок с последующим преобразованием его в план-график проведения закупок

Основные функции

  • Автоматизация процесса сбора заявок на закупку товаров/работ/услуг от множества территориально-распределенных подразделений организации для проведения централизованной конкурентной процедуры закупки
  • Контроль соответствия финансовым планам, утвержденному бюджету подразделений
  • Построение планов закупок
  • Анализ экономической эффективности построенного плана закупок
Подготовка процедур закупок

Подготовка процедуры закупки - это процесс формирования комплекта документов, необходимых для проведения закупочной процедуры.

Основные функции

  • Подготовка процедур в комплексной системе КогнитивЛот происходит в автоматическом режиме, по заранее загруженным в систему шаблонам типовых документов таких как извещение, полный комплект документации по процедуре, информационная карта процедуры, документация о запросе предложений и т.д.
  • Исходными данными для формирования комплекта документов являются данные, содержащиеся в заявках на проведение процедуры закупки.
  • Реализована полностью автоматизированная система формирования протоколов, разъяснений, извещений, с возможностью ручного редактирования
Проведение закупок

Перевод действий в рамках системы в электронную форму позволяет реализовать ряд автоматизированных процессов, направленных на увеличение скорости работы закупочного подразделения, экономии бюджетных средств, повышению уровня открытости и прозрачности закупочных процедур.

Основные функции

  • Импорт сведений о процедуре, подготовленной к публикации
  • Публикация процедуры размещения заказа, изменений и разъяснений к ней
  • Предварительная аккредитация поставщиков
  • Прием заявок в электронной форме
  • Рассмотрение заявок, формирование и публикация протоколов
  • Проведение различных типов закупочных процедур в электронной форме
  • Экспорт сведений о результатах состоявшихся процедур закупок
Учет сведений о контрактах

Ведение реестра контрактов позволяет оптимизировать процессы регистрации и хранения сведений о заключенных контрактов, учитывать контракты, заключенные в результате проведения неконкурентных процедур (закупки у единственного поставщика)

Основные функции

  • Ведение библиотеки шаблонов контрактов, формирование проекта контракта из шаблона
  • Консолидация оперативной информации о состоянии процесса формирования, размещения и исполнения контрактов
  • Контроль исполнения условий контрактов путем приложения эксплуатационных документов, импорта информации из первичных бухгалтерских документов
  • Обеспечение работы с контрактами в рамках комплексных многоэтапных проектов
  • Контроль оплаты и исполнения контрактов независимо от их типа
Заключение контрактов в электронной форме

Система КогнитивЛот обеспечивает процессы подготовки, согласования условий и заключения контракта в электронной форме по результатам проведения закупочных процедур. Все операции происходят внутри системы, каждое действие по согласованию проекта контракта и подписанию контракта осуществляется с применением средств электронно-цифровой подписи в соответствии с положением Федерального закона № 63 от 06.04.2011 “Об электронной цифровой подписи”.

Анализ закупочной деятельности

Оперативное получение информации о ключевых показателях эффективности закупочного подразделения – важный элемент системы. Предусмотрено самостоятельное построение отчетов в режиме конструктора, отвечающих принятым в организации KPI (ключевым показателям эффективности), в зависимости от специфики деятельности, закупаемой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг.

Основные функции

  • Оценка результатов планирования и размещения заказа в удобном графическом виде
  • Расширенные возможности аналитики по заключенным контрактам и их исполнению
  • Отслеживание ключевых показателей эффективности работы каждого из сотрудников отдела закупок
  • Установка пороговых значений эффективности торговых процедур (среднее значение снижения начальной максимальной цены, допустимый уровень конкуренции на процедурах и пр.)